おはようございます、金曜日担当の尾添です。

介護業界において、情報共有のあり方が大きく変わり始めています。
ケアプランデータ連携システム、介護情報基盤、LIFE、介護ソフトの多機能化。
クラウドサービス、そして生成AIの活用。
そして、こうしたツールやインフラの発達にあわせて意識するべき事項があります。

「情報共有のあり方」について。

取り上げてみます。

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■■ DX・AI時代の情報トリセツ
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◆これまで紙・FAX・電話・対面で行ってきた情報連携が、電子化・ネットワーク化される
流れは、今後さらに加速していくでしょう。
そこで気になるのが、利用者・入居者やそのご家族と契約当初に交わした「重要事項説明書」
「契約書」「個人情報保護同意書」等の契約書類について。
契約当時はAIの活用や業界を超えた情報連携まで想定していなかった…ケースが多いのでは。
そう考えると、今の契約書類のままで本当に大丈夫なのかという不安が頭をよぎります。

◆結論から言えば、すべての契約書類を直ちに結び直す必要があるかは、その文面によると
しか言えません。
ただし、個人情報の利用目的や共有先が限定的にしか書かれていない場合は、見直しを検討
すべき時期に来ています。
たとえば、ケアマネジャー・医療機関・他サービス事業所との情報共有については、多くの
事業所ですでに同意を取っているものと思います。
でも、「電子的な連携手段」「介護情報基盤」「介護ソフト」「クラウドサービス」「AI
による記録作成補助や業務改善」まで含まれているかというと、どうでしょうか。

◆特に注意したいのはAIです。
介護の記録書類には、病歴・心身状況・認知症の有無・ADL・服薬・家族状況など、非常に
デリケートな情報が多数含まれます。
これらは言うまでもなく、個人情報の中でも慎重な取扱いが求められる情報であり、大原則
として無料の生成AIや個人アカウントに、利用者が特定できる情報をそのまま入力すること
は避けるべき。
ただし、AIやICTを使うこと自体が悪いわけではありません。
記録の効率化、申し送りの整理、事故報告書の下書き、研修資料の作成など、適切に使えば
現場において大きな負担軽減につながります。
重要なのは、「何のために」「どの情報を」「誰と」「どのシステムで」扱うのかを明確に
しておくことです。

◆実務を考えると、契約書本体をすぐに全面改定するよりも、まずは「個人情報の取扱いに
関する追加説明書・同意書」を整備する方法が現実的だと言えます。
そこに介護サービス提供、介護保険事務、関係機関との連携、緊急時対応、事故・苦情対応、
サービスの質の向上、業務改善、職員教育などの利用目的を明記します。
そのうえで、紙・電話・FAXだけでなく、電子メール、介護ソフト、ケアプランデータ連携
システム、介護情報基盤、その他クラウドサービス等を用いる場合があることも記載します。

◆AIについても、
「利用する場合は必要最小限の情報に限定すること」
「可能な限り匿名化・仮名化すること」
「AIの出力だけで支援内容を決定しないこと」
「最終判断は職員が行うこと」
などを明記しておくと安心です。

◆あわせて、社内ルールも必要です。
「個人利用のAIに利用者情報を入れない」
「法人として許可したツールだけを使う」
「AIに氏名や住所、家族名など入力していれば削除する」
「AIの回答は必ず人が確認する」
など、現場が迷わないルールを作っておくことが大切です。

◆業界のDX化は不可欠。
でも便利さだけを先に進めると、個人情報保護のリスクなどが置き去りになりがちです。
大切なのは「使わない」ことではなく、「説明できる形で使う」こと。
これからの介護経営においては、ICTやAIを活用することにあわせて、ご利用者・家族に
きちんと説明し、信頼を損なわない情報管理の体制が問われます。

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まずは、自社の契約書・重説・各種同意書に、現在の情報連携やAI活用の実態が反映され
ているかを確認してみてください。
必要に応じて顧問弁護士や社労士、行政書士などの専門家に相談することもお勧めします。

または、こう言う時にこそAIを活用（現行の契約書や同意書に不足がないか、文言の抜け
漏れがないかをチェック）する出番かもしれませんね。